Politique de confidentialité

APY est un espace dans lequel vous confiez à des assistants conversationnels l'accès à vos emails, à vos agendas et à vos réseaux sociaux. Cette page décrit précisément ce que nous traitons, ce qui est transmis à des prestataires, et ce que nous ne faisons pas.

1. Responsable du traitement

ELYPSE, SAS au capital de 10 000 €, dont le siège est situé 7 avenue Raymond Manaud, 33520 Bruges (SIREN 931 553 416), est responsable du traitement des données de votre compte.

Contact pour toute question relative à vos données : agence@groupe-elypse.fr.

Deux rôles distincts, selon les données

ELYPSE est responsable de traitement pour les données de votre compte professionnel : votre adresse email, le nom de votre entreprise, la fiche décrivant votre activité, vos conversations avec les assistants.

ELYPSE est sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD, pour les données de vos propres clients auxquelles le service accède pour votre compte : le contenu des emails que vous recevez, les rendez-vous de votre agenda, les commentaires laissés sur vos publications. Vous en restez le responsable de traitement ; nous ne les traitons que pour exécuter les demandes que vous formulez dans l'application.

Les comptes d'une même entreprise

Un espace APY peut réunir jusqu'à trois comptes d'une même entreprise. Le compte ouvert lors de la souscription est celui du gestionnaire ; il peut inviter deux autres personnes, les membres. ELYPSE est responsable de traitement pour les données de chacun de ces comptes, y compris l'adresse email et le nom qu'un gestionnaire saisit pour inviter quelqu'un.

2. Données traitées

Données de compte

• Adresse email, nom complet, nom de l'entreprise.
• Rôle du compte (gestionnaire ou membre) et entreprise à laquelle il est rattaché.
• État du compte : compte activé ou non, configuration initiale terminée ou non.
• Jetons d'authentification et de session, dont seule une empreinte (hachage) est conservée : le jeton lui-même n'est jamais stocké.

Invitations

Lorsque le gestionnaire invite une personne, nous enregistrons l'adresse email et, s'il le renseigne, le nom qu'il saisit, ainsi que la date de l'invitation. Un email d'activation est envoyé à cette adresse au nom du gestionnaire. Tant que le lien n'a pas été utilisé, l'invitation apparaît comme « en attente » dans l'espace du gestionnaire.

Ce qui est commun à l'équipe, et ce qui ne l'est pas

• Commun à tous les comptes de l'entreprise : le nom de l'entreprise, la fiche de votre activité décrite ci-dessous, et le crédit d'utilisation des assistants, dont chaque compte voit le pourcentage consommé par l'ensemble de l'équipe. Seul le gestionnaire peut modifier le nom de l'entreprise et la fiche.
• Visible du seul gestionnaire : la liste des comptes de l'équipe, avec pour chacun l'adresse email, le nom, le rôle, l'état d'activation et la date de création ou d'invitation.
• Propre à chaque compte, et invisible des autres, gestionnaire compris : les conversations, les services connectés, les brouillons de publication, les photographies et les signalements.

Fiche de votre activité

Les informations que le gestionnaire saisit pour que les assistants rédigent juste : description de l'activité, téléphone, email public, site web, zone d'intervention, horaires, prestations et tarifs, et vos consignes de rédaction. Ces informations peuvent aussi vous être proposées à partir de la lecture de votre site web public, mais elles ne sont jamais enregistrées sans que vous les validiez.

Conversations

L'historique de vos échanges avec les assistants est conservé afin que vous puissiez reprendre un fil. Il comprend vos messages, les réponses des assistants, et les résultats des actions effectuées pour vous : le contenu des emails lus, les événements d'agenda consultés, les commentaires récupérés sur vos publications.

Signalements

Lorsque vous signalez une réponse qui ne vous satisfait pas, nous conservons le message que vous écrivez et une copie de la conversation concernée, figée au moment de votre clic. C'est la seule situation dans laquelle une de vos conversations nous devient lisible : voir L'accès de notre équipe à vos conversations plus bas.

Publications et photographies

Les brouillons de publication que vous préparez, ainsi que les photographies que vous téléversez, converties au format JPEG par votre navigateur avant l'envoi.

Accès aux services que vous connectez

Lorsque vous connectez une messagerie, un agenda ou un réseau social, les autorisations d'accès sont en principe détenues par notre prestataire d'intégration, et non par nous. Deux exceptions, pour lesquelles nous conservons nous-mêmes un jeton chiffré (AES-256-GCM) :

• Instagram et Facebook, parce qu'aucun connecteur n'existe chez notre prestataire ;
• Abby et Evoliz (facturation), pour la même raison.

Nous conservons également, pour Instagram et Facebook, l'identifiant du compte, le nom de la page ou du compte, et la date d'expiration de l'autorisation.

Données techniques

Votre adresse IP ou votre adresse email peuvent être conservées de manière temporaire pour limiter le nombre de tentatives d'envoi d'emails de connexion, afin de prévenir les abus.

3. Finalités et bases légales

• Fournir le service (accès à votre espace, exécution des actions que vous validez, conservation de vos conversations) : exécution du contrat qui nous lie.
• Vous authentifier par lien envoyé par email : exécution du contrat.
• Permettre au gestionnaire d'inviter et de gérer les comptes de son équipe (envoi de l'invitation, liste des comptes, retrait d'un compte) : exécution du contrat conclu avec l'entreprise.
• Assurer la sécurité du service (limitation des tentatives, chiffrement des autorisations d'accès) : intérêt légitime.
• Répondre à vos demandes adressées par email : intérêt légitime.

Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires, nous ne les vendons pas, et nous ne procédons à aucun profilage.

4. Destinataires et sous-traitants

Faire fonctionner un assistant conversationnel suppose de transmettre certaines données à des prestataires. Voici lesquels, et ce qu'ils reçoivent.

À retenir sur le modèle de langage

Lorsqu'un assistant lit un email pour vous en proposer une réponse, le contenu de cet email est transmis à Mistral AI, qui l'analyse. Ce contenu est encadré par un marquage indiquant au modèle qu'il s'agit de données à analyser et non d'instructions à exécuter, mais il n'est ni anonymisé ni filtré. Si vous traitez par email des informations particulièrement sensibles, tenez-en compte avant de connecter la boîte concernée.

L'accès de notre équipe à vos conversations

Nous ne lisons pas vos conversations. Il n'existe aucun écran, chez nous, qui donne à parcourir les fils des comptes du service. Une conversation ne nous devient lisible que dans un cas, et seulement celui-là : vous nous l'avez envoyée.

Sous chaque réponse d'un assistant, un bouton vous permet de signaler un problème. Si vous l'utilisez, une copie de cette conversation nous est transmise, avec le message que vous écrivez — c'est le seul moyen de comprendre pourquoi un assistant a mal répondu, ce que les seuls messages d'erreur ne permettent pas. La copie comprend vos messages et les réponses des assistants, y compris les contenus rapportés par les actions qu'ils contiennent : un email lu pour vous, un rendez-vous, un devis.

Cette copie est figée au moment où vous cliquez : elle ne suit pas la conversation, et elle lui survit. Si vous supprimez ensuite le fil de votre espace, la copie que vous nous avez envoyée reste de notre côté ; elle est effacée automatiquement 90 jours après le signalement. Vous pouvez demander son effacement avant ce terme (voir Supprimer mes données).

Seul un petit nombre de personnes nommément désignées chez ELYPSE accède à ces signalements, sur la base d'une liste d'adresses internes tenue à jour par nos soins. Les contenus y sont masqués tant qu'ils ne sont pas explicitement affichés, et aucun de nos prestataires n'y a accès.

Transferts hors de l'Union européenne

Pipedream Inc., Meta Platforms, Sentry et Stripe sont susceptibles de traiter des données en dehors de l'Union européenne, sur le fondement des clauses contractuelles types de la Commission européenne ou du cadre de protection des données UE–États-Unis.

5. Durées de conservation

Vous pouvez supprimer une conversation à tout moment depuis votre espace : ses messages et les résultats d'actions qu'elle contient sont alors effacés. La suppression de l'ensemble de vos données est décrite sur la page suppression des données.

6. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité sur vos données. Vous pouvez les exercer en écrivant à agence@groupe-elypse.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois.

Ces droits appartiennent à chaque titulaire d'un compte, membre compris : un membre peut les exercer directement auprès de nous, sans passer par le gestionnaire de son équipe.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris — www.cnil.fr.

7. Cookies

APY ne dépose aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience, et n'installe aucun traceur destiné à analyser votre navigation. L'outil de signalement des pannes mentionné plus haut ne dépose pas de cookie et n'enregistre pas votre écran. Les seuls cookies utilisés sont nécessaires au fonctionnement du service, ce qui les dispense de recueil du consentement :

Les logos des services connectables sont chargés depuis le serveur de notre prestataire d'intégration : votre navigateur lui communique donc votre adresse IP lors de l'affichage de la page des connexions.

8. Sécurité

• Les échanges avec l'application sont chiffrés en transit (HTTPS).
• Les autorisations d'accès que nous conservons sont chiffrées en base (AES-256-GCM) ; la clé de chiffrement n'est jamais stockée avec elles.
• Aucun mot de passe n'est utilisé ni conservé : l'accès se fait par lien envoyé à votre adresse email.
• Des jetons d'authentification ne sont jamais conservés en clair, seule leur empreinte l'est.
• Aucune action visible par un tiers n'est exécutée sans votre validation explicite dans l'application.
• L'écran interne de diagnostic ne donne à lire que les conversations qui nous ont été signalées par leur propriétaire, et il est réservé à une liste d'adresses désignées : en l'absence de liste, il n'est ouvert à personne.

9. Modification

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page, et toute modification substantielle vous sera signalée par email.